Notion recensione: come funziona, caratteristiche, costi e vantaggi

• Notion è un’app per la gestione di progetti basata sul cloud on-premise creata per gruppi di lavoro e aziende di ogni dimensione.
• Sono disponibili quattro piani tariffari di cui uno gratuito personale. È possibile fare una prova gratuita prima di sottoscrivere un piano.
• Il software è uno spazio di lavoro digitale che permette di creare una Wiki per i collaboratori che possono accedere da tablet, smartphone o da web.

Che si lavori in team o in autonomia, avere uno spazio di lavoro organizzato per gestire i progetti è di grande importanza. Tra i software più apprezzati degli ultimi tempi in questo settore c’è Notion, un’app on-premise basata sul cloud. In questa recensione analizzeremo tutti i vantaggi e le caratteristiche di questo potente strumento.

Notion offre agli utenti uno spazio di lavoro in cui scrivere, pianificare e organizzare i progetti. Si tratta di una piattaforma con funzionalità di modifica in real-time, accessibile sia da web che da app, quindi da pc, smartphone e tablet.

Con Notion non solo si possono condividere contenuti, ma è anche possibile commentare e assegnare attività e promemoria agli altri membri del team e ai collaboratori.

In questa recensione vedremo, quindi, cos’è Notion, come si utilizza, quali sono le caratteristiche e i vantaggi di questo software, oltre ai prezzi dei singoli piani tariffari con le loro funzionalità incluse e i limiti.

Cos’è Notion

Notion può essere definito come un tool nocode multi piattaforma. Di conseguenza, è compatibile con:

• web;
• Mac;
• Windows;
• iOS;
• Android.

Il software permette ai team di lavoro di svolgere numerose azioni in un’unica area di lavoro, come:

• organizzare attività;
• prendere note;
• creare calendari;
• creare eventi;
• wiki;
• CRM.

L’app si può utilizzare in modalità modulare e collaborativa essendo un’applicazione orientata alla produttività.

Oggi più di 4 milioni di utenti hanno deciso di affidarsi a Notion per collaborare con la propria squadra di lavoro, ed è un numero che è destinato a crescere visto il grande successo che sta avendo negli ultimi anni.

Notion è una web app che permette agli utenti di creare una Wiki per i collaboratori con guide e procedure da seguire. In questo modo si possono creare, modificare e progettare i layout per avere tutti i dettagli del progetto a portata di mano.

Notion: caratteristiche e funzionalità

Notion è un’app dal design semplice e intuitivo in cui gli utenti organizzano il proprio lavoro nel digitale in blocchi. Questi possono essere testi, immagini, checklist, elenchi puntati e tanto altro ancora.

Tra le funzionalità incluse in Notion ci sono:

• scrivere, pianificare, creare note;
• collaborare offline e online su tablet, smartphone e pc, da app o da web;
• collaborare con il team in tempo reale con condivisioni e modifiche;
• commentare e menzionare i collaboratori;
• creare e organizzare i contenuti nelle pagine nidificate;
• organizzare, personalizzare e dare priorità agli elementi;
• condividere immagini e altri contenuti multimediali;
• contrassegnare con tag e categorie note, attività e bozze;
• assegnare attività;
• consentire gli accessi alle pagine agli altri membri del team;
• unire più spazi di lavoro;
• invitare utenti a contribuire con vari livelli di accesso;
• avere una cronologia degli aggiornamenti dello spazio di lavoro.

Ma vediamo come funziona l’app e come si gestisce un team di lavoro con Notion.

Come si utilizza Notion

Le pagine di Notion servono a organizzare il lavoro al meglio. Nella creazione di una nuova pagina si può scegliere tra:

• documento classico con editor per scrivere e caricare file;
• creare un database per raccogliere informazioni.

Un elemento fondamentale di Notion sono i blocchi, che possono essere di dati o informazioni di vario formato. Questi si aggiungono alla pagina per comporre gli elementi come titoli, paragrafi, immagini, link, file audio, liste e database.

Una volta aggiunti gli utenti nello spazio di lavoro si può iniziare a comunicare con loro attraverso la “@menzione”. Le pagine si aggiornano in tempo reale e senza tempi di attesa.

Quanto costa Notion: i piani tariffari

Notion prevede quattro piani tariffari con costi e funzionalità differenti. I piani previsti sono:

• Personal: il piano gratuito;
• Personal Pro: da $4 al mese ($ con pagamento mensile);
• Team: da $8 per utente al mese ($10 con pagamento mensile);
• Enterprise: prezzo su richiesta.

Tutti i piani di abbonamento prevedono uno sconto del 20% se si attiva l’abbonamento annuale. Inoltre, per tutti i paini è prevista una prova gratuita.

Il piano Personal

Il piano Personal è pensato per l’utilizzo personale di Notion e per creare uno spazio di lavoro per il singolo utente. Il piano è gratuito e prevede:

• pagine e blocchi illimitati;
• condivisione con 5 ospiti:
• sincronizzazione tra dispositivi;
• API;
• 5 MB di caricamento di file.

I limiti previsti per questo piano tariffario sono:

• non è possibile creare uno spazio di lavoro condiviso;
• non sono previste funzionalità di amministrazione e sicurezza;
• nessun supporto;
• nessuna cronologia.

Il piano Personal Pro

Il piano Personal Pro, a differenza del piano Personal, ha un costo e prevede la possibilità di condividere le singole pagine con un numero infinito di persone.

In questo piano, infatti, sono incluse le seguenti funzionalità:

• caricamenti di file illimitati;
• ospiti illimitati;
• cronologia delle versioni di 30 giorni;
• spazio di memoria illimitato.

Non ci sono, quindi, limiti sulle dimensioni dei file caricati ed è disponibile la cronologia delle versioni per 30 giorni. È anche incluso il supporto prioritario.

Il Piano Team

Il terzo piano in abbonamento, Team, è pensato per le squadre di lavoro e per i collaboratori, e offre le funzionalità del piano Personal Pro estese anche agli altri membri.

Infatti, il piano include:

• membri del team illimitati;
• spazio di lavoro collaborativo;
• permessi di condivisione;
• strumenti di amministrazione;
• spazio di memoria illimitato.

Al contrario del piano Personal Pro, il piano Team offre uno spazio di lavoro collaborativo con Teamspaces illimitati. Qui è, inoltre, possibile impostare le autorizzazioni per i membri. Qui, come nel piano Personal Pro, è previsto il supporto prioritario.

Il piano Enterprise

Il piano Enterprise è il più completo e per essere attivato è necessario contattare il reparto vendite di Notion. Questo piano è pensato per le grandi aziende e per i team che collaborano con tanti utenti e che necessitano di uno spazio di lavoro ben organizzato.

Incluse nel prezzo ci sono le seguenti funzionalità:

• SAML SSO (per gestire l’accesso degli utenti con il sistema single sign-on sicuro);
• provisioning utente (SCIM) per la gestione degli utenti;
• registro di audizione per monitorare la sicurezza dello spazio di lavoro condiviso;
• sicurezza e controlli avanzati;
• cronologia delle versioni illimitata;
• success manager dedicato (oltre 100 postazioni);
• contratto personalizzato.

Come per il piano Team, anche con il piano Enterprise gli spazi per il team sono illimitati. In più, prevede l’esportazione di tutti i contenuti in PDF in blocco per fare i backup legali o di conformità e la creazione di Teamspaces privati utili per scambiare documenti sensibili o progetti segreti.

Per quanto riguarda il supporto, oltre a prevedere il supporto prioritario, il piano Enterprise prevede l’accesso anticipato alle nuove funzionalità, il success manager dedicato e un contratto personalizzato con fatturazione.

Come registrarsi a Notion

Per avere accesso alle utili funzionalità di Notion è necessario effettuare l’iscrizione andando sul sito web ufficiale. Cliccando su “Prova Notion gratis” bisogna poi inserire la propria email e impostare una password o, in alternativa, continuare con il proprio account Google o Apple e accedere con le credenziali.

Nella schermata successiva Notion richiede le informazioni e i dati personali, altre a delle brevi domande sull’utilizzo che si intende fare del software.  

Si inseriscono, poi, il nome dello spazio di lavoro e un url personalizzato facoltativo con l’indirizzo email che consente l’accesso allo spazio ad un’altra persona. Quindi si procede con la creazione del workspace.

Una volta completata la registrazione a Notion è molto utile scaricare l’app sia su Desktop (compatibile sia con Windows che con Mac) che sul proprio dispositivo mobile (Android o iOS).

Come creare il workspace

Completata la fase di registrazione e di accesso si arriva quindi alla pagina “Getting Started”, che offre una rapida e semplice guida all’utilizzo del workspace.

Lo spazio di lavoro ha una barra laterale intuitiva che prevede diverse voci, tra cui “Add a Page”. Cliccando qui l’utente potrà aggiungere una nuova pagina e scegliere tra le diverse opzioni previste o, in alternativa, creare una pagina scegliendo i Template già presenti.

Direttamente sul sito di Notion, nell’area Risorse ci sono guide e tutorial per scoprire tutte le funzionalità dell’app e imparare a personalizzare al meglio lo spacework.

Vantaggi e svantaggi di Notion

I vantaggi di Notion sono:

• è uno strumento economico rispetto ad altri software di gestione di progetti;
• è altamente personalizzabile;
• si può utilizzare per molteplici scopi;
• interfaccia semplice e intuitiva, facile da usare.

Tuttavia, l’app non è priva di difetti. Infatti, gli svantaggi di Notion sono:

• non prevede la funzione calendario che non può essere integrata con Google o Apple Calendar;
• poche integrazioni al contrario di altri software concorrenti;
• gli utenti lamentano l’arresto anomalo dell’app oltre a problemi di connessione e caricamenti lenti.

Notion recensione – Domande frequenti