- Passare ad una gestione dei task basata sul tempo a quella per obiettivi è importante per ottimizzare il lavoro di uno studio professionale.
- Per organizzare i task di uno studio si possono utilizzare diversi tipi di software.
- I metodi tradizionali di gestione, che prevedono ad esempio l’uso di strumenti come Excel, seppur diffusi, oggi possono portare a diversi svantaggi.
Dopo aver mappato i processi di uno studio professionale, la fase successiva è quella della loro organizzazione in un sistema di gestione dei task.
Procedere in questo modo può garantire diversi vantaggi in termini di ottimizzazione del lavoro. Per farlo, è possibile utilizzare alcuni software messi a disposizione online, anche gratuitamente.
Quale è la finalità di gestire i processi di studio affidandosi a tool per semplificare la definizione dei task? Facciamo chiarezza in questo articolo.
I vantaggi della gestione per obiettivi
Gestire i processi di studio con delle applicazioni specifiche consente di:
- risparmiare tempo per le operazioni ripetitive;
- conservare la documentazione in modo razionale;
- controllare l’operato dei componenti del team;
- gestire i tempi di lavoro;
- verificare la quantità e la qualità delle prestazioni;
- ridurre la possibilità di errori;
- tracciare la corrispondenza all’interno e all’esterno dello studio.
La scelta dello strumento software da utilizzare è un passaggio fondamentale perché, anche in questo caso, è necessario operare un’attenta analisi dello stato dell’arte, per adattare la soluzione alle potenzialità delle risorse umane, alla tipologia e numerosità della clientela, all’investimento che si intende operare, al tempo di messa a terra dell’attività esecutiva.
Come scegliere il software adatto alla gestione dei task
Sul mercato ci sono diverse soluzioni software che rispondono a questa esigenza, l’approccio può essere sostanzialmente di tre tipi:
- soluzione collegata al software gestionale di studio;
- software sviluppato in proprio o chiuso;
- applicazione no code o zero code.
La risposta all’esigenza di gestire i processi di studio sarà diversa, a seconda del tipo di soluzione software adottata.
L’utilizzo del modulo del gestionale dedicato ai task consente di concentrare le soluzioni, ma di non avere un’applicazione performante per qualità di esecuzione e varianti operative adattabili alle esigenze di studio.
Lo sviluppo di una soluzione personalizzata o l’utilizzo di software chiusi presenti sul mercato potranno essere più funzionali in un prima fase ma, in caso di problemi o aggiornamenti, rischiano di diventare troppo costosi per mantenere un livello alto di operatività.
Inoltre la crescita dello studio o l’evoluzione tecnologica rischiano di trovare in un software chiuso un blocco allo sviluppo e una limitazione dell’adattabilità.
Le applicazioni no code o zero code, aperte anche al collegamento con altri tool facili da apprendere, poco costose e scalabili, sono la soluzione migliore e più flessibile. L’unico limite potrebbe essere il setup dell’applicazione, che dovrebbe essere adattato alla mappa dei processi individuati e richiede specifiche competenze.
Come gestire i task
Per la gestione dei task dello studio professionale, è possibile utilizzare software chiusi o aperti, con l’obiettivo di ottimizzare il lavoro. Il passaggio indispensabile è quello da una gestione per tempo ad una organizzata per obiettivi.
Per questo cambiamento è necessario analizzare i processi, i possibili software e soluzioni, e la consulenza e la formazione a questo proposito sono fondamentali. In questo modo è possibile velocizzare l’intero sistema organizzativo dello studio. Vediamo la differenza tra una gestione dei task con metodi tradizionali a quella con metodi più innovativi.
1. Gestione dei task con metodi tradizionali
Il foglio Excel è uno strumento tradizionale dei processi in uno studio professionale di stampo classico. Questo è un utilizzo improprio che è diventato d’uso comune anni fa, non essendoci una vera e propria cultura organizzativa, soprattutto negli studi di piccola dimensione.
Il rischio dell’utilizzo di Word ed Excel per gestire i processi di studio è, sostanzialmente, quello di non avere sotto controllo le attività dei collaboratori e di non riuscire a incidere sulla programmazione.
L’utilizzo di Excel è incompatibile con un’organizzazione moderna ed efficace, che lavora per obiettivi e in team specialistici per la consulenza al cliente.
2. Gestione dei task con metodi innovativi
Le grandi strutture professionali e le società di consulenza, di solito, hanno sempre preferito sviluppare dei sistemi personalizzati di gestione dei processi, finalizzati prevalentemente a tenere sotto controllo le attività dello studio.
Oggi con le applicazioni no code è possibile costruire dei sistemi personalizzati anche molto complessi. L’unico vincolo è l’acquisizione di modelli o il setup con un’attività di consulenza mirata e di formazione, per adattare il layout dell’applicazione alle necessità dello studio.
Si aprono nuovi scenari e nuove possibilità per gli studi professionali, non solo per la gestione interna, anche per la consulenza alle imprese.
