Coworking: cos’è, come funziona il contratto, aspetti fiscali, pro e contro

• Il coworking prevede la condivisione di uno spazio adibito ad ufficio, di una singola postazione e di servizi accessori come Internet, Wi-Fi e luce, previo pagamento di un canone.
• Quello del coworking è un contratto atipico con durata e costi molto flessibili, riconducibile per alcune caratteristiche ai contratti di locazione e a quelli di appalto dei servizi.
• Dal punto di vista fiscale si applica l’IVA al 22%, salvo eccezioni, con la possibilità di dedurre i costi del canone.

Oggi l’idea di ufficio ha subito un profondo cambiamento, adattandosi alle nuove esigenze di lavoro sempre più dinamiche e flessibili, con un maggior utilizzo di spazi in condivisione. Nascono inoltre sempre più spesso luoghi definiti come coworking.

Con questa soluzione un professionista o un’azienda possono avere accesso a una postazione, un ufficio o una sala riunione, con una serie di servizi, come Wi-Fi, sala di aspetto e segretaria, previo il versamento di un canone per l’utilizzo. Gli spazi sono quindi condivisi, strutturati in modo tale da permettere ad ogni soggetto di lavorare liberamente e in piena autonomia.

Questa può essere un’attività imprenditoriale interessante, una soluzione se sei un lavoratore autonomo e non necessiti di un ufficio in modo costante, ma anche una fonte di entrata economica alternativa. Immagina il caso di un professionista che condivide, previo pagamento, gli spazi nel suo studio con altri soggetti.

Cos’è il coworking

La prima volta che fu utilizzata la parola coworking era il 2005 a San Francisco: l’idea consiste nell’offrire ai professionisti una soluzione alternativa per svolgere la propria attività. Infatti, è un sistema che permette di condividere uno spazio di lavoro tra più soggetti, ognuno dei quali avrà la sua autonomia, gestionale e lavorativa.

L’utilizzo di una postazione o di un ufficio può durare per poche ore, una giornata o più giorni. Il vantaggio per gli utilizzatori è quello di non dover affrontare i costi di avviamento, come l’affitto, l’acquisto di attrezzature, la sottoscrizione di contratti di telefonia e di utenze.

Quindi, il coworking rientra tra le attività di sharing economy con cui si permette a un numero ampio di soggetti di accedere a un servizio o a una prestazione. In Italia e in Europa la sua diffusione è recente, avvenuta durante gli anni della pandemia.

Precisiamo che la parola coworking viene utilizzata per identificare:

• il servizio con cui un professionista accede a un ufficio per un tempo limitato;
• l’attività imprenditoriale in sé.

Andiamo ad esaminare gli aspetti pratici e quelli fiscali.

A chi si rivolge il coworking

L’idea del coworking è quella di rivolgersi a una categoria di soggetti che necessitano di utilizzare uno spazio per la propria attività lavorativa, ma solo in modo temporaneo. Quindi, il vantaggio è quello di garantire l’accesso a uno luogo perfettamente adibito ad utilizzo ufficio.

Chi propone questi spazi come attività imprenditoriale si rivolge ad una vasta gamma di professionisti, avvocati, commercialisti, geometri, freelance o lavoratori autonomi che utilizzano principalmente il computer, ma che per determinate attività devono avere un luogo fisico. Si pensi alla necessità di incontrare un cliente, ma anche di effettuare un meeting con altri consulenti.

Inoltre, questa può essere una soluzione interessante anche per le aziende. Si pensi a una start-up che vuole ridurre i costi di avviamento, o alle imprese che necessitano di limitare le spese legate agli spazi degli uffici o delle sale riunioni: il coworking si può infine integrare perfettamente con le soluzioni di smart working per dipendenti e collaboratori esterni.

Come aprire un coworking: il contratto

Aprire un coworking non richiede particolari autorizzazioni, ma dovrai adibire uno spazio minimo di 200mq e proporre un insieme di servizi e strumenti utili a un professionista o ad un’azienda per svolgere la sua attività. È un contratto tra due soggetti:

• il concedente: è colui che svolge questa attività. È richiesta partita IVA come ditta individuale, oppure come società, attivando il codice Ateco 82.11.02;
• utilizzatore: definito anche coworker. È il libero professionista o una società che necessita di uno spazio da impiegare per svolgere la sua attività professionale o aziendale.

L’oggetto del contratto di coworking è la disponibilità di una postazione lavorativa, intesa sia dal punto di vista di uno spazio perfettamente adibito e quindi con scrivanie, mobilio, luoghi per le riunioni, per il relax e l’accoglienza, sia dal punto di vista dei servizi: Wi-Fi, linea telefonica, luce, riscaldamento, aria condizionata, pulizia, segreteria e punto di ristoro.

Il contratto di coworking è a titolo oneroso, dato che in base al servizio offerto è richiesto un corrispettivo in denaro. Inoltre, rientra tra i contratti atipici, quindi non presenti all’interno del Codice civile. In quanto tale, per identificarne le caratteristiche devi prendere come riferimento il contratto di locazione e quello di appalto di servizi. Entriamo nello specifico.

Coworking e locazione

Nel contratto di condivisione di spazi andrai a concedere l’utilizzo di un luogo in cambio di un pagamento: un sistema simile a quello del contratto di locazione. Tuttavia, sono previste differenze sostanziali rispetto all’affitto di un locale dal punto di vista:

• temporale;
• dell’oggetto del contratto;
• di godimento del bene;
• di responsabilità.

Rispetto a un contratto di affitto, il coworking prevede una durata molto flessibile ed elastica, nettamente inferiore anche alle forme degli affitti brevi. Infatti, puoi concedere l’utilizzo di una postazione solo per poche ore al giorno, in modo continuato, oppure saltuario, mentre in altri casi può esserci un accordo su base mensile.

L’oggetto del contratto di locazione è un immobile, che potrà essere personalizzato e adattato ai fini imprenditoriali. Invece, nella condivisione degli uffici, l’oggetto può essere:

• una postazione intesa come scrivania dotata di computer o senza;
• un ufficio, dotato di scrivanie e mobilio;
• ambienti per conferenze e riunioni.

Nella locazione l’affittuario avrà piena disponibilità del bene, mentre nel coworking ciò si limita all’utilizzo di un determinato spazio, si prenda il caso della sala riunioni o di una postazione lavorativa.

Ciò implica anche delle differenze per ciò che riguarda la responsabilità. Come utilizzatore non hai obblighi di custodia per i beni e gli spazi, ma sarai tenuto a restituire la postazione nello stato in cui l’hai ricevuta. Quindi, sei ritenuto responsabile solo per i danni arrecati durante il tempo del tuo utilizzo.

Invece, se sei il concedente avrai la responsabilità di:

• prevedere l’accesso ai locali;
• garantire che gli spazi rispettino le normative di legge sulla sicurezza degli ambienti di lavoro;
• devi assicurare il funzionamento dei servizi previsti nel contratto;
• sei responsabile della manutenzione ordinaria e straordinaria delle postazioni.

Coworking e contratto di appalto dei servizi

Un professionista o un’azienda necessitano che gli spazi siano allestiti in modo tale da permettere di svolgere l’attività professionale e di impresa. Ciò significa che devono essere forniti diversi servizi, senza i quali lo spazio andrebbe a perdere la sua effettiva utilità.

Quindi nel contratto di coworking si prendono come riferimento anche alcune norme dei contratti di appalto di servizi. Ecco quali sono le prestazioni accessorie previste:

• Wi-Fi;
• linea telefonica;
• luce, riscaldamento e area condizionata;
• pulizia;
• stampa dei documenti;
• servizio di reception;
• sala d’attesa;
• sala riunioni;
• zona ristorazione e relax;
• accoglienza.

Alcuni servizi sono obbligatori, dato che sono necessari per lo svolgimento dell’attività professionale, come la luce, il riscaldamento, la linea telefonica, il Wi-Fi e la pulizia. Altri possono essere integrati nell’offerta. Il costo del canone andrà quindi a considerare l’utilizzo della postazione e dei vari servizi.

Cosa contiene un contratto di condivisione di ufficio

In quanto contratto atipico, non vi è l’obbligo di redigerlo in forma scritta. Tuttavia, al fine probatorio la presenza di un documento è essenziale. Inoltre, diventa necessaria la forma scritta anche ai fini di trasparenza e chiarezza, per indicare quali sono i servizi offerti e le condizioni economiche. Ecco gli elementi da inserire per rispettare le norme sui contratti:

• dati della tua partita IVA e dell’utilizzatore;
• definizione dello spazio oggetto del contratto, ad esempio postazione, ufficio, sala riunione;
• servizi inclusi;
• durata del contratto;
• eventuali servizi accessori aggiuntivi;
• corrispettivo;
• modalità di accesso agli spazi;
• condizioni di recesso da parte tua o dell’utilizzatore;
• sezione sulla privacy;
• data e firma delle parti.

Può essere utile anche indicare gli obblighi dell’utilizzatore, oltre a prevedere un’eventuale cauzione, soprattutto per l’utilizzo degli spazi per periodi più lunghi o per particolari strumenti, come Pc, stampanti proiettori per la sala riunioni ecc..

Contratto di coworking e registrazione

Data la durata e il costo ridotto, il contratto di coworking non prevede l’obbligo di registrazione. Tuttavia può essere necessario effettuare questa operazione nei seguenti casi:

• se vi sono controversie tra te e l’utilizzatore;
• se lo redigi con scrittura privata autenticata o con atto pubblico.

Quindi la registrazione può essere utile nel momento in cui devi utilizzare il contratto per dimostrare un tuo diritto. Immagina il caso di un mancato pagamento del canone, oppure di un risarcimento di danni. Inoltre, è obbligatorio per legge se vuoi far convalidare la scrittura privata davanti a un notaio o un pubblico ufficiale.

La registrazione deve avvenire presso l’Agenzia delle Entrate del territorio in cui ha sede la tua attività d’impresa, con il versamento dell’imposta di registro prevista dal D.P.R. 131/86 pari a un importo di 200€.

Coworking e aspetti fiscali

Dal punto di vista fiscale, l’affitto di uno spazio in coworking è soggetto a IVA al 22%, in quanto è riconducibile a una generica prestazione di servizi, salvo alcune eccezioni. Infatti, è prevista l’applicazione di un’imposta indiretta ridotta per alcune categorie di attività imprenditoriali, ad esempio nel caso in cui l’utilizzatore è un’associazione del terzo settore.

Il guadagno che andrai ad ottenere verrà considerato ai fini IRPEF per la determinazione dello scaglione in cui vi rientra, se svolgi l’attività come ditta individuale, mentre rientrerà tra i redditi d’impresa, se sei una società.

In quanto utilizzatore, il canone da coworking rientra tra i costi deducibili, ma solo se:

• non sei soggetto al regime forfettario;
• il contratto di coworking è strettamente collegato alla tua attività.

Quindi, se come utilizzatore hai partita IVA con regime forfettario, non puoi dedurre i costi. Inoltre, la deducibilità si applica in base alla natura dell’attività svolta e alla sua correlazione con il tuo lavoro. Ad esempio, se sei un professionista o un’azienda e impieghi gli spazi per incontrare clienti, allora la deduzione è ammissibile.

Conviene utilizzare il coworking? Pro e contro

Quello del coworking può essere un valido sistema sia se vuoi avviare un’attività d’impresa, sia come professionista. Infatti il settore è in forte espansione, prevedendo ampi spazi di crescita.

In base ai dati del Global Coworking Growth Study¹, per la fine del 2024 vi saranno circa 5 milioni di persone che decideranno di utilizzare questa soluzione, con una crescita del 158% rispetto al 2020.

Inoltre, l’avviamento di uno spazio di coworking non prevede locali di grandi dimensioni, oltre alla possibilità di iniziare un’attività anche in franchising riducendo i costi iniziali.

Dall’altro lato come professionista o società, utilizzare uno spazio condiviso può essere utile per risparmiare soprattutto in fase di avviamento: non dovrai affrontare costi come quelli dell’affitto di un ufficio, di ristrutturazione o le spese per l’arredamento, oltre alla sottoscrizione di utenze.

Tutti questi costi sono nettamente ammortizzati dall’impiego del coworking. Per certi aspetti può essere anche conveniente per un’attività già avviata. Come libero professionista avrai un ufficio che puoi utilizzare per incrementare il tuo business. Lo stesso si può dire per un’impresa.

Tuttavia sono previsti anche alcuni aspetti negativi. In particolare, può esserci una certa ambiguità nei contratti, dato che sono scritture atipiche. Ciò vale sia se occupi il ruolo del concedente, sia quello dell’utilizzatore. Quindi, un consiglio è quello di farsi affiancare da un consulente sia per la creazione del contratto, sia per la sua verifica.  

Coworking – Domande frequenti

1. Global Coworking Growth Study 2020, Coworking Resources, en.coworkingresources.org ↩︎